Leistungsbeschreibungen

esoffice Basis
Stammdatenverwaltung von Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und Personal

In der Stammdatenverwaltung werden adressbezogene Daten verwaltet. Dazu gehören außer den allgemeinen Angaben, wie z.B. Name, Wohnort etc. auch die Angaben weiterer Ansprechpartner mit deren Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
Zusätzlich stehen dem Anwender verschiedene Informationsfelder zur Verfügung, in denen weitere Angaben zur jeweiligen Adresse hinterlegt werden können.
Durch den einheitlichen Aufbau der Adressfelder in allen Formularen findet sich der Anwender schnell zurecht und erhält auf einen Blick alle benötigten Informationen.
Detailliertere Informationen und statistische Angaben zu den Adressen können hinterlegt werden.
Hier ein paar Beispiele für die einzelnen Adressarten
Kunden: Zahlungsbedingungen, Serienbriefanreden, Bankverbindungen, Konditionen etc.
Lieferanten: Zahlungsbedingungen, Angaben zum Qualitätsmanagement, Zahlungsziele, Bankverbindungen, etc.
Geschäftspartnern: Serienbriefanreden, Adressgruppenzugehörigkeit, etc.
Personal: Buchhaltungsangaben (Lohn, Urlaub, KFZ, usw.), Bankverbindungen, Geschäftsstellen-, Abteilungs- und Teamzugehörigkeit, Firmenfahrzeugverwaltung, Qualifikationsmerkmale der Mitarbeiter.

In der Artikelstammdatenverwaltung hinterlegen Sie Daten für Artikel und Leistungen, die für die spätere Verwendung im esoffice benötigt werden. Sie können hier verschiedene Arten der Artikelbeschreibungen, wie z.B. Ausschreibungstexte, Preislistentexte und Langtexte individuell verwalten. Den Artikeln können Daten des Lieferanten zusammen mit individuellen Informationen (Anerkennungsnummern, Zeiten für Kalkulationsrelevante Informationen) zugewiesen werden. Auf die hinterlegten Informationen kann in der Kalkulation zugegriffen werden ohne dass eine erneute Erfassung notwendig ist.
Bis zu vier Listenpreise und weitere Individualpreise über eine Preisgruppendefinition können hinterlegt werden.
Die Zuordnung mehrerer Lieferanten zu einem Artikel, mit der Auswahl eines Hauptlieferanten, ist dabei genauso möglich, wie die Währungsumrechnung bei ausländischen Lieferanten.
Für das Einlesen von Artikelstammdaten, die von den Lieferanten bereitgestellt werden, steht ein Importprogramm zur Verfügung.

Report
Erstellung und Bearbeiten von individuellen Listen und Auswertungen

Das Modul Report beinhaltet ein Programm zur Erstellung und Anpassung von individuellen Berichten und Auswertungen. Die Gestaltung der Reports kann individuell erfolgen, es kann auf die Daten aus den einzelnen esoffice Datenbank-Tabellen zugegriffen werden.
Eine Reihe von Basis-Berichten und Auswertungen wird bereits mitgeliefert, die Sie an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen können.

Preispflege
Artikelpreispflegeprogramm

Artikelpreispflegeprogramm zur Pflege der Listenpreise und Einkaufspreise mit verschiedenen Selektionskriterien und Pflegespezifikationen:

• Pflege mittels Aufschlaggruppen
• Pflege mittels individuellen Aufschlags pro Artikel
• Rundungsautomatik

Die Preise für Artikel und Leistungen können in einem Pflegelauf individuell angepasst werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit jeden Ihrer Listenpreise individuell durch einen prozentualen Aufschlag oder eines festen Betrags zu berechnen.
Welche Artikelpreise gepflegt werden, kann durch verschiedene Selektionskriterien festgelegt werden, zum Beispiel alle Artikelpreise eines Lieferanten.

Online Lieferanten Schnittstelle

Im Artikelauswahl-Dialog kann zusätzlich zum Artikelstamm auch online auf den ITscope-Artikelkatalog zugegriffen werden. Dieser enthält die Artikel von mehr als 190 namhafter ITK-Lieferanten und -Herstellern, wie zum Beispiel Also, Eno, Herweck, Ingram Micro, Komsa, Michael Telecom oder Tech Data.

Soll ein Angebot zu einem Auftrag gebucht werden, können alle von ITscope übernommenen Artikel aktualisiert oder getauscht werden.

Hinweis: Es fallen zusätzliche monatliche Gebühren seitens ITScope an, abhängig von den gewählten Dienstleistungen.

Berechtigung

Mit dem Modul Berechtigungen können Benutzern individuelle esoffice Funktionsberechtigungen zugeteilt werden. So können Sie sicherstellen, dass Benutzer nur benötigte Funktionen ausführen und sensible Informationen nur für Berechtigte sichtbar sind.
Berechtigungen können entweder den Benutzern einzeln oder über eine Berechtigungsgruppe erteilt werden. Berechtigungsgruppen können frei zusammengestellt werden, zum Beispiel für eine Abteilung oder einen Aufgabenbereich.

Customize
Customizing der Felder auf Formularen

Da das esoffice für einen breiten Einsatzzweck ausgelegt wurde, sind manchmal Felder in den Formularen vorhanden, die man nicht benötigt. Mit dem Customize-Modul können Sie die esoffice Formulare selbst gestalten und zum Beispiel nicht benötigte Felder ausblenden. Um unschöne Lücken zu schließen, die beim Ausblenden von Feldern entstehen können, lassen sich die Felder auch innerhalb eines Bereichs oder des Formulars verschieben. Es können auch ganze Register ausgeblendet werden.

Folgende Individualisierungsmöglichkeiten sind vorhanden:
·Ein- und Ausblenden von Feldern
·Bearbeitungsmöglichkeiten von Felder einschränken
·Beschriftung der Felder individuell anpassen
·Kurzhinweise und Hilfstexte hinzufügen und bearbeiten

Das Customizing kann Benutzerprofilen zugewiesen werden, welche für verschiedene Mitarbeiter, Gruppen und/oder Geschäftsstellen angelegt werden können. So können Sie je Funktionsbereich, die passenden Formulare für die Mitarbeiter gestalten.

Pflichtfelder
Definition von Pflichtfeldern

Oft ist es erforderlich bestimmte Informationen in einem Datensatz immer zur Verfügung zu haben. Sind diese Informationen bei der Erfassung übersehen worden, ist es aufwendig diese nachträglich zu beschaffen. Deshalb können Sie Pflichtfelder bestimmen die bei der Datenpflege ausgefüllt werden müssen. Sind diese Felder nicht gefüllt, lässt sich der Datensatz nicht speichern.
Es besteht auch die Möglichkeit eigene Fehlermeldungen bei Nichteingabe festzulegen. Damit die Pflichtfelder in einem Formular auffallen, können sie farblich hervorgehoben werden.
Einmal definierte Pflichtfelder gelten auch für bereits bestehende Datensätze. Diese müssen dann bei der nächsten Änderung ergänzt werden.

Screencast Recorder

Screencast Player

Kundenpreise
Kunden-Gruppenpreise und individuelle Kundenpreise

Es können unter anderem spezielle Preise für Firmengruppen definiert und in der Kalkulation verwendet werden. Auch individuelle Kundenpreise und Kundenrabattgruppen sind frei definierbar. In der Kalkulation kann bei der Preisgestaltung frei zwischen den normalen Listenpreisen oder den Kundenpreisen der einzelnen Kunden, Firmengruppen oder Rabattgruppen gewählt werden.

Kunden-Artikel-Statistik
Auswertungen für Artikelumsatz

Bei der Rechnungserstellung wird je Kunde der Preis und die Menge eines Artikels gespeichert. Damit lässt sich je Artikel ermitteln, welcher Kunde welchen Artikel, zu welchem Preis berechnet bekommen hat.
Dabei haben Sie die Möglichkeit zu wählen, ob Sie eine Liste aller fakturierten Artikel eines Kunden sehen möchten oder aber ob Ihre Liste aus Sicht der Artikel aufgebaut sein soll. Hierbei werden alle Kunden pro Artikel aufgelistet, die diesen Artikel bezogen haben. Zusätzlich werden bei den einzelnen Artikeln die fakturierte Menge und der entsprechende Umsatz festgehalten.

Kaskade
Stücklisten / Kaskadierte Artikel

Eine Kaskade erlaubt dem Anwender einem Artikel beliebig viele weitere Zubehör-Artikel zuzuordnen (Stücklisten). Einem kaskadierten Artikel können weitere Artikel untergeordnet werden. In der Kalkulation ist es dann möglich, bei den Kaskaden/Stücklisten nur den übergeordneten Artikel (Vaterartikel) offen zu legen. Bei der Berechnung werden aber die untergeordneten Artikel mit berücksichtigt.
Der Verkaufspreis eines Vaterartikel kann angepasst werden, ohne die untergeordneten Artikel verändern zu müssen.
Beim Druck einer Kalkulation kann die Anzeige der untergeordneten Artikel ein- oder ausgeschaltet werden.

Konfiguration
Zusammenstellen von Anlagensystemen

Legen Sie Muster-Systeme und Anlage an, auf die Sie im Kalkulationsprozess immer wieder zurückgreifen können. Damit können Sie Arbeitsschritte reduzieren und somit Arbeitszeit einsparen. Es lassen sich verschiedene Arten von Anlagen mit Bezug auf die Systemverträglichkeit bzw. die Systemzugehörigkeit definieren (z. B. Standardanlagen oder von Ihnen selbst erstellte spezielle Anlagensysteme).
In der Kalkulation können die angelegten Konfigurationen durch Auswahl des Systems in einem Projekt übernommen werden. So ist sichergestellt, dass nur passende Komponenten verwendet werden. Beim Erstellen von Angeboten und Ausschreibungen haben Sie so eine Zeitersparnis bei der Verwendung von häufig verwendeten Systemen.

Kalkulation
Angebot bis Auftragsbestätigung

Mit der Kalkulation erstellen und kalkulieren Sie Angebote, Ausschreibungen, Leistungsverzeichnisse und Aufträge. Der Datenaustausch mit Planer und Architekten ist über den Import von GAEB-Dateien möglich.
Bei der Zusammenstellung einer Kalkulationsmappe greifen Sie auf die Stammdaten für Artikel und Leistungen zurück.
Die Kalkulation eines Projektes bietet flexible Möglichkeiten der Preisgestaltung, zum Beispiel die Kalkulation mittels Aufschlag auf den Einkaufspreis. Die Wirtschaftlichkeit in Form des Deckungsbeitrags eines Projektes behalten Sie dabei im Blick.
Bei der anschließenden Aufbereitung des Projektes für die Druckausgabe stehen Ihnen verschiedene Darstellungsoptionen zur Verfügung, in der Vorschau kann das Druckergebnis vorab kontrolliert werden. Die Druckausgabe kann dabei auf individuelle Anforderungen angepasst werden, auch der elektronische Versand ist möglich.
Sie können zu jeder Artikelposition Produktbilder hinterlegen, Rabatte zuordnen (entweder als Summe, pro Position oder aber als verdeckter Rabatt) und Lohn- und Materialpreise ausweisen.

Projektfaktura
Rechnungslegung gemäß Kalkulation

Mit dem Modul Projektfaktura können Sie Rechnungen gemäß einer Projektkalkulation erstellen. Dabei kann es sich um Teilrechnungen, Schluss- oder Akontorechnungen handeln.
Der Versand der Rechnungen kann in elektronischer Form mit zusätzlichen Dokumenten erfolgen, zum Beispiel mit Arbeitsberichten.

LS-Assistent
Lieferscheinauswahlassistent

Der Lieferscheinauswahlassistent ermöglich die Fakturierung eines Projektes gemäß den gebuchten Lieferscheinen. Bei der Rechnungsstellung können einzelne Lieferscheine und die darin enthaltenen Positionen ausgewählt werden.

Erlöskonto
Kontierung von Rechnungen

Mit dem Modul Erlöskonto können Rechnungen automatisch auf die dafür vorgesehenen Erlöskonten für Material und Lohn, sowie auf die entsprechenden Kostenstellen und Kostenträger gebucht werden. Eine lästige und aufwendige manuelle Arbeit entfällt dadurch.
Die Kontierung kann anhand von Warengruppen erfolgen, im Bedarfsfall ist eine manuelle Zuweisung noch möglich.
Als weitere Besonderheit besteht die Möglichkeit in Ihren Kalkulationsprojekten, jeder Kalkulationsposition eine frei wählbare Kontierungsnummer zuzuweisen.

EK-Pflege
Pflege von Einkaufspreisen

Um die Einkaufspreise (aller) Artikel einer Kalkulation anzupassen, kann jederzeit ein Kalkulationslauf gestartet werden. Als Basis können die Einkaufspreise aus dem Artikelstamm oder die Projektpreise von Lieferanten dienen.
Außerdem können Sie unter anderem einen festen Einkaufspreis für die Kalkulation vorgeben, sowie bestimmte Rabatte auf den Einkaufslistenpreis oder den Einkaufsbruttopreis. Die Einkaufspreispflege kann auf bestimmte Bereiche einer Kalkulation eingeschränkt werden, zum Beispiel auf die Positionen eines Lieferanten oder einer Warengruppe.

Nebenkosten
Berücksichtigung von Projektnebenkosten in einer Kalkulation

Mit den Nebenkosten können verdeckte Kosten mit in die Kalkulation einfließen. Dazu zählen zum Beispiel Montagekosten, die technische Bearbeitung, Reisekosten oder zusätzliche Dienstleistungen.

Kontakt
Kontaktmanagement

Behalten Sie jeden Kontakt mit Kunden, Bedarfern und Geschäftspartner im Blick, egal ob es sich z.B. um einen Besuch, einen Anruf oder den Versand einer E-Mail handelt. Sie haben die Übersicht, welche Vereinbarungen getroffen wurden, welche Termine stattgefunden haben, auch Dokumente und E-Mails sind jederzeit nachvollziehbar.
Mit dem Kontaktmanagement erstellen Sie mit einem externen Textverarbeitungsprogramm Dokumente und versenden aus dem esoffice Ihre E-Mails. Zusätzlich steuern Sie von hier aus Ihre Ansprechpartnerverwaltung, mit der Zuordnung von E-Mailadressen und Telefonnummern und unter Verwendung Ihrer selbst definierten Marketingattribute.
Für die Terminierung von Folgeterminen zu einem Kontakt steht eine direkte Verbindung zum Terminkalender zur Verfügung.

Dokument
Zentrale Dokumentenablage

Vereinfachen Sie die Ablage von Dateien und Dokumenten indem diese nach Vorgängen / Adressen zentral abgelegt werden. So bleiben alle Informationen schnell im Zugriff, die aufwendige Suche nach Dateien entfällt.
Aus dem esoffice heraus können Dokumente geöffnet und weiter bearbeitet werden.
Mit verschiedenen Dokumentvorlagen können wiederkehrende Vorgänge vereinfacht werden.
Beim Einrichten des Dokumentenmanagements geben Sie die Struktur und die Betitelung der Verzeichnisse vor. Diese Struktur wird daraufhin automatisch Systemweit für jede angegebene Adressart angelegt.
Den Namen der Ordner können Sie anhand bestimmter Schlüsselfelder aus den Adressen / Vorgängen frei festlegen.

Bedarfer
Bedarferverwaltung

Adressen von potentiellen Kunden werden als Bedarfer verwaltet. Die Trennung von Bedarfern und Kundendaten ermöglicht es Ihnen sich voll und ganz auf die Gewinnung neuer Kunden zu konzentrieren, zum Beispiel durch gezielte Marketingaktionen für Ihre Produkte und Dienstleistungen.
Für Bedarfer können Angebote erstellt und nachverfolgt werden. Erhalten Sie einen Auftrag, dann wird der Bedarfer ganz einfach zum Kunden und behält die gesamte Historie inkl. aller Angebote.

Kalender
Kalender mit Aufgabenverwaltung

Im Kalender werden Termine und zu erledigende Aufgaben für die Mitarbeiter eingetragen und individuell angezeigt.
Die Anzeige kann für die eigenen Termine, die Termine eines Teams oder aller Mitarbeiter erfolgen. Dies ermöglicht eine einfache Einsatzplanung.
Darüber hinaus kann außer der Tagesansicht der Termine und Aufgaben auch die Anzeige auf eine Woche, einen Monat und das ganze Jahr ausgedehnt werden.
Die Einträge für die Mitarbeiter können dabei aus den verschiedensten Programmbereichen in den Kalender eingetragen werden. Unter anderem kann ein Eintrag aus der Angebots- und Auftragsbearbeitung erstellt werden, sowie aus der Servicebearbeitung und dem Kontaktmanagement.

Personaleinsatzplanung
(Benötigt Nr. 0120400)

Die bestmögliche Auslastung Ihrer Mitarbeiter können Sie mit der Personaleinsatzplanung gewährleisten, Sie sehen auf einen Blick wo noch freie Kapazitäten sind.
Die Personaleinsatzplanung bietet eine Gesamtübersicht über die Termine von maximal zehn Mitarbeiter (Erweiterung durch das Modul Personalteamfähigkeit ist möglich) innerhalb eines frei wählbaren Monats.
Bei der Anlage der Termine kann man zwischen normalen Terminen, Privatterminen, Serienterminen sowie Konferenzterminen für mehrere Mitarbeiter auswählen. Die Verknüpfung der verschiedenen Auftragsarten ist möglich, so sind die Termine auch im Nachhinein dokumentiert.
Die Darstellung der Termine können durch die Zuordnung einer Aktivitätsart individuell farblich dargestellt werden.
Zu einem Termin kann auch das benötigte Equipment reserviert werden, Termine ohne die passende Ausrüstung sind damit Geschichte.

Personalteamfähigkeit
(Benötigt Nr. 120410)

Dieses Modul erweitert die Personaleinsatzplanung um die Verwaltung von Teams und beliebig viele Mitarbeiter.
Es können beliebig viele Kalender-Teams gebildet werden und beliebig viele Mitarbeiter können einem oder mehreren Teams zugeordnet werden. So lässt sich die Ansicht für eine bessere Übersichtlichkeit auf ein Team beschränken.

Auftragsbearbeitung
Auftragsverwaltung mit Nachkalkulation

Die Übersicht über die laufenden Aufträge und der damit verbundenen Kosten zu behalten, kann eine große Herausforderung sein. Die Auftragsbearbeitung unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Aufträge und sorgt dafür, dass Sie die Kontrolle über die laufenden Kosten behalten.
Sie erhalten eine komplette Auftragsverwaltung inklusive der auftragsbezogenen Nachkalkulation.
In der detaillierten Anzeige eines Auftrages werden Ihnen unter anderem werden die Material-, Lohn-, Fremdleistungs- und sonstige Einstandskosten angezeigt. Es werden alle relevanten Daten dargestellt und können von Ihnen jederzeit an etwaige neue Bedingungen angepasst, erweitert oder verändert werden.
Um die Kosten des Auftrags auf die verschiedenen Projektphasen aufzuteilen, können verschiedene Gewerke angelegt werden.
Bei der Berechnung eines Auftrages wird für das Material auf artikelspezifische Vorgabezeiten (Montage/technische Bearbeitung) zurückgegriffen.
Damit die Rentabilität eines Auftrages gewährleistet bleibt, können Sie auf eine permanente und damit immer aktuelle Deckungsbeitragsberechnung zurückgreifen. Die Vorkalkulationsdaten werden archiviert und können somit für einen Vergleich herangezogen werden.
Zudem können Sie verschiedene Übersichten zu einem Auftrag aufrufen, wie z.B.:
·alle Auftragsbestellungen mit den angelieferten Mengen
·die Lieferscheine mit den entsprechenden Artikelmengen
·den Artikelbedarf des gesamten Auftrages unterteilt nach verschiedenen Kriterien wie z.B. beauftragt oder geliefert
·eine Darstellung aller halbfertigen Erzeugnisse mit den entsprechenden Mengen wie z.B. installiert und aufgemessen
·alle Rechnungen zu einem Auftrag mit der Anzeige der bezahlten und noch offenen Beträge
Darüber hinaus können Sie für jedem Auftrag spezielle Aufgaben vordefinieren. Diese werden einem Mitarbeiter zugeordnet und automatisch im Terminkalender angezeigt (modulabhängig).

Lagerverwaltung
Mehrlagerverwaltung

Sie haben die Übersicht über Ihre Lagerbestände und können so den Lagerbestand für den tatsächlichen Bedarf optimieren. Es können verschiedene Lager angelegt und verwaltet werden, auch für jeden Auftrag ist es möglich intern ein eigenes Auftragslager zu generieren.
Es werden die Bereiche Auftragsbedarf, Bestellung, Wareneingang, Lieferungen und Inventur abgedeckt.

Barcode
Übernahmeschnittstelle für Artikeldaten aus ext. Datenerfassungsgerät

Bei der Nutzung Datenübernahmeschnittstelle zusammen mit einem entsprechenden Scanner, sparen Sie bei der gesamten Lagerverwaltung vom Wareneingang über die Warenauslieferung bis hin zur Inventur viel Zeit gegenüber der manuellen Erfassung.

Anwendungsfälle:
1. Wareneingang: Seriennummern-Erfassung im Wareneingang

2. Rücknahmen (mit Bezug auf Lieferschein/Auftrag): Sie wählen auf dem Scanner „Lieferschein/Auftrag“ aus und scannen die einzelnen Positionen.

3. Warenausgang:
a) Per Lieferschein: Auf dem mobilen Scanner stehen Ihnen Lieferscheine mit dem Status „Kommissionierung“ zur Verfügung und Sie haben die Möglichkeit, die verschiedenen Positionen zu scannen. Dabei wird kontinuierlich geprüft, ob die „Anforderungen“ des Lieferscheins bzgl. Positionen und Mengen erfüllt sind.
b) Lagerentnahme mit Auftragsbezug:
Wenn Bedarf im Auftrag vorhanden ist, wählen Sie Auftrag und Bedarfsposition aus und scannen die Artikel. Das gelieferte Material wird angelegt und gebucht.

4. Lagerumbuchung:
Sie entnehmen Lagermaterial und scannen dieses ein. Sie buchen manuell Lagermaterial auf Ihr Kfz-Lager (die Auftragsreservierung wird ggf. übernommen).

5. Inventur:
Sie legen in Ihrem esoffice eine Inventur an, die über die mobilen Scanner ganz bequem durchgeführt wird. Einfach auf dem Gerät das Lager sowie die einzelnen Positionen (nur bei Seriennummern) auswählen und dann pro Position die Artikel scannen – fertig.

Hardware, Systemvoraussetzungen: Nutzung des esweb; siehe Systemanforderungen esweb und Barcode:
https://help.es2000.de/esoffice1200/#.es_2000_systemanforderungen

Seriennummern
Seriennummernverwaltung

Mit Hilfe der Seriennummernverwaltung ist es möglich, im Rahmen des Qualitätsmanagements, Bestimmte Lagerartikel innerhalb des Firmenkreislaufes zurückzuverfolgen.
Somit ist immer gewährleistet, dass ein Artikel vom Wareneingang über die Lieferung bis hin zum Einbau, entsprechend der DIN ISO 9001, rückverfolgbar ist. Alle relevanten Daten zu den einzelnen Artikeln werden schon beim Wareneingang hinterlegt bzw. automatisch übernommen.

Fibuintegration
für Diamant Finanzbuchhaltung 3 und 2020

Die direkte Integration der Diamant Finanzbuchhaltung minimiert den Aufwand für die Bereitstellung von buchhalterischen Daten, es ist keine manuelle Aktion zum Übertragen der Daten erforderlich. Die Integration beinhaltet den Austausch in beiden Richtungen, die Pflege von Stammdaten wird dadurch vereinfacht. So wird eine optimale Zusammenarbeit gewährleistet, da beiderseitige Definitionen von Konten, Kostenstellen und Kostenträgern überflüssig sind und damit eine der größten Fehlerquellen entfällt.
Mit der Diamant Fibuintegration erzielen Sie eine optimale Einbindung der Finanzbuchhaltung Diamant in die Abläufe von esoffice. Dies geht weit über die Funktionen von Schnittstellen hinaus, die lediglich eine Übergabe von Buchungsdaten in einer Textdatei bzw. Übernahme solcher Daten bietet.

Fibuintegration
für DATEV-Buchungsdatenservice

Buchhaltung
Offene-Posten-Buchhaltung für Debitoren

In einer Übersicht aller gebuchten Rechnungen kontrollieren Sie wahlweise Rechnungen einzelner oder aller Kunden mit Angaben über Zahlungsziele, Zahlungsstatus, Mahnstatus und Teilzahlungen. Außerdem kann die Aufteilung der Rechnungen auf die Erlöskonten eingesehen und jede Rechnung als Druckdokument aufgerufen werden.

Das Mahnwesen bietet Ihnen eine freie Konfigurierbarkeit von Mahnstufen, Mahntexten, Zinsen und Gebühren. Durch die Bildung von Mahngruppen können Sie Ihren Kunden bei Bedarf unterschiedliche Mahnverfahren zuordnen und sie so bei säumigen Zahlungen differenziert behandeln. Die jeweiligen Mahntexte können für jede Mahnstufe und -gruppe frei formuliert werden.
Bei der Erstellung der Mahnungen können Sie auf automatisierte Mahnläufe zugreifen, die alle relevanten Daten der offenen Posten sowie die Mahneinstellungen berücksichtigen.

Kreditoren
Offene-Posten-Buchhaltung für Kreditoren

Verwalten Sie Ihre Eingangsrechnungen und die entsprechenden Zahlungen an Ihre Lieferanten. Zu jeder Rechnung lässt sich die Aufteilung der Rechnungsbeträge auf die Kostenkonten einsehen.
Vor der Zahlungsfreigabe kann eine interne Rechnungsprüfung erfolgen, die den gesamten Bestellwert mit allen erfolgten Wareneingängen vergleicht, um somit eventuelle Differenzen schon im Vorfeld zu erkennen. Damit werden unnötige Fehlbuchungen vermieden, die zusätzliche Arbeit bedeuten würden.

Bar
Kassenbuch und Kontobewegungen

Es können beliebig vieler Kassenbücher und Bankkonten einschließlich Fibu-Kontierungen verwaltet und bebucht werden. Somit haben Sie die Kontrolle über alle Ihre Zahlungsein- und -ausgänge und bereiten diese für eine Weitergabe an die Finanzbuchhaltung vor.
Bei neuen Buchungen können Sie auf verschiedene vorgegebene Zahlungsvorgangsarten zurückgreifen. Diese ermöglichen eine einfache und schnelle Verknüpfung von Zahlungen mit der Offene-Posten-Verwaltung.
Mit Eingabe eines Zahlungseingangs auf einem Bankkonto oder in einem Kassenbuch erfolgt automatisch auch ein Ausgleich des entsprechenden offenen Postens. Mit Buchung einer Sammellastschrift/-überweisung erfolgt automatisch der Ausgleich aller Teilbeträge. Sollten anschließend Rücklastschriften erfolgen, wird durch einen weiterer Zahlungsvorgang dieser Betrag wieder als offener Posten gekennzeichnet.
Weitere Zahlungsvorgänge können Sie selbst definieren, beispielsweise um häufig vorkommende Buchungstexte und Kontierungen zu vereinfachen.

Datenträger
Datenträgeraustausch

Zahlungs- und Einzugsaufträgen können im DTAUS-Format bei Ihrer Bank eingereicht werden.
Schritt-für-Schritt führt ein Assistent Sie durch die Dateierstellung mit einer Auswahl der zu beauftragenden Bank, der zu überweisenden bzw. einzuziehenden Beträge sowie der Belegerstellung. Dabei wird auf die bestehenden offenen Posten (Debitoren wie Kreditoren) zugegriffen und die jeweiligen Zahlungsbedingungen (Fristen, Skonti, Einzugsermächtigung) berücksichtigt.
Die erstellte DTAUS-Datei kann per Onlinebanking übermittelt werden.
(Die beschriebenen Eigenschaften gelten für den deutschen Zahlungsverkehr.)

SEPA Mandatsverwaltung

Mit diesem Modul haben Sie neben der SEPA Grundfunktionalität des esoffice, weitere komfortable Möglichkeiten zur Verwaltung von SEPA-Mandaten.
Sie können Mandate im Kundenstamm anlegen, Vordrucke generieren und Dokumente zuordnen. Bei der Rechnungslegung werden ausgewählte Mandate auf Ihre Gültigkeit kontrolliert und das letzte Verwendungsdatum eines Mandats wird automatisch gesetzt.

Arbeitsberichte
Wochen- und Arbeitsberichte

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist die Grundlage für die Berechnung der erbrachten Arbeitsleistung. Arbeitsberichte können in Form von Wochen- und Auftragsberichten angelegt werden. Die Arbeitszeiten in Arbeitsberichten werden auf den jeweiligen Auftrag gebucht und stehen so zur Abrechnung und Nachkalkulation zur Verfügung. Dabei können Angaben hinsichtlich der Arbeitszeiten, Zuschläge, Pauschalen und Spesen gemacht werden. Über einen Assistenten kann auf einem Arbeitsbericht auch das installierte Material auf den Auftrag gebucht werden. Die Arbeitszeiten (inkl. Zuschläge, Spesen und Pauschalen) können auftrags-, gewerks- oder kundenbezogen in den Wochenberichten erfasst werden.

Objekt
Anlagen- u. Gebäudeverwaltung

Für die Wartung, Inspektion und die Vertragsverwaltung ist es notwendig grundlegende Anlageninformationen zur Verfügung zu haben. Dies ist mit der Anlagen- und Gebäudeverwaltung sichergestellt. Auf die Informationen kann auch aus den verschiedenen anderen Modulen zugegriffen werden. Auf diese Weise kann zum Beispiel bei der Störungsannahme anhand der Anlagendaten bestimmt werden, welche Ersatzteile gebraucht werden. Dies spart wertvolle Zeit und Kosten.
In der Anlagenverwaltung können detaillierte Angaben zu der eingesetzten Technik, dem Wartungsstand, bisherigen Störungen und zuständigen Mitarbeitern hinterlegt werden.

Da sich in einem Gebäude mehrere verschiedenartige Anlagen befinden können, ist es möglich die einzelnen Anlagen einem Gebäude zuzuordnen. Die Informationen zu einem Gebäude werden in der Gebäudeverwaltung erfasst und verwaltet.
Zusätzlich ist eine Übersicht über die historischen Daten zu Störungen, Inspektionen und Verträgen (zum Beispiel Miet- oder Wartungsverträge) verfügbar.

Vertrag
Vertragsverwaltung

Legen Sie schnell und einfach Verträge, wie z.B. Wartungs- oder Mietverträgen an und pflegen Sie diese. Damit Sie Ihre Arbeit in einem Ablauf erledigen können, lässt sich der Vertrag bereits beim Buchen des Auftrags anlegen. Die Positionen aus dem Auftrag übernehmen Sie ganz einfach als Grundlage der Gebühren für Wartung und Inspektion.

Die Gebühren für Wartung und Inspektion werden bei einer Änderung der Vertragskomponenten mit nur einem Knopfdruck neu berechnet. Mit Durchführung der Gebührenpflege können Sie die Gebühr auch manuell pflegen – prozentual oder als Pauschalbetrag. Sie haben die Wahl.
Die Gebührenentwicklung der Vertragspositionen ist in einer übersichtlichen Historie aufgeführt. Sie erkennen dort auch, ob die Positionen bereits berechnet oder für die nächste Rechnung vorgemerkt wurden.

Auch die Inspektions- und Wartungsintervalle können im Vertrag hinterlegt werden. Ihren Wartungsplan erstellen Sie schnell und einfach, denn das Programm listet Ihnen und Ihren Technikern die fälligen Aufträge auf.

Die Wartungsgebühren können periodisch angepasst und Rechnungsläufe automatisiert werden.

Ihre Kosten und Erlöse sehen Sie in der Controlling-Übersicht. Der Deckungsbeitrag wird unter den Gesichtspunkten Gesamt, Wartungs- oder Servicerechnungen betrachtet. Auch die wichtige Nachkalkulation mit Gegenüberstellung der tatsächlichen und der projektierten Kosten ist enthalten.

Mietvertrag
Verwaltung von Mietverträgen

·Zusätzliche Funktionen zur Verwaltung von Mietverträgen mit deren Komponenten
·Nachberechnung von Anlagenerweiterungen
·Automatische Gebührenpflege
·Restwertberechnung

Wartungsaufträge
Wartungsmanagement

Lassen Sie sich die Arbeit abnehmen, die anstehenden Inspektionen und Wartungen manuell zu ermitteln.
Mit dem Wartungsmanagement können Sie anhand der bestehenden Verträge und den darin enthaltenen Intervalle, Inspektions- und Wartungsaufträge generieren lassen.
In der Verwaltung der Inspektions- und Wartungsaufträge haben Sie eine Übersicht, welche Aufträge schon erledigt sind und welche noch fakturiert werden können.

Vertragstypen
Definition der Vertragsleistungen

Zu einem Vertrag können die vereinbarten Leistungen hinterlegt werden.
Eine Leistung hat einen Zeitraum, sowie einen Abrechnungsschlüssel und kann einer Disponentengruppe zugeordnet werden.
Einer Leistung können mehrere Schichten zugeordnet werden. Eine Schicht definiert die Anzahl Mitarbeiter, Zeiten, Pausenzeiten, Tagtyp und kann einer Vertragsposition zugeordnet werden. Auch notwendige Qualifikationen können einer Schicht zugeordnet werden.

Vertragskonditionen
Definition der Vertragskonditionen

Sie haben mit dem Kunden bestimmte Bedingungen für einen Vertrag verhandelt und möchten nicht bei jeder Rechnung aufwendig prüfen, ob und welchem Umfang noch zusätzlich fakturiert werden soll?
Mit den Vertragskonditionen legen Sie vorab fest, welche Materialgruppen im Vertrag enthalten sind, wie hoch die Abdeckung und ob eine Selbstbeteiligung des Kunden vereinbart wurde. Auch kann die Gültigkeit von einzelnen Konditionen zeitlich begrenzt werden.
Bei der Berechnung werden die Konditionen geprüft und die Vertragsrechnung wird entsprechend angepasst.

Serviceaufträge
Störungsmanagement

Eingehende Störungsmeldungen im Überblick zu behalten, kann eine Herausforderung sein.
Das Servicemanagement dient der Erfassung und Verwaltung aller eingehender Störmeldungen oder Kleinaufträge. Dabei findet schon bei der telefonischen Annahme die sofortige Erfassung der Störmeldung mit Zuordnung des Kunden und/ oder der Anlage statt.
Bei der Erstellung von Reparaturaufträgen kann jedem dieser Aufträge sofort ein Servicetechniker zugeordnet werden. Somit kann der Fortschritt eines Auftrages ständig überwacht und bei Schwierigkeiten in kürzester Zeit eingegriffen werden.
Benötigtes Material für einen Serviceauftrag kann über die Serviceauftragsbearbeitung direkt der Projektbearbeitung für die Fakturierung übergeben werden, so sparen Sie sich die doppelte Erfassung von Daten.
Darüber hinaus kann mit dem Servicemanagement nicht nur jeder offene Auftrag oder noch nicht fakturierte Auftrag überwacht werden, sondern es wird für jede Anlage auch eine Historie geführt mit der die Einsätze dokumentiert werden.

Servicefaktura
Einzelfakturierung von Serviceaufträgen

Sie werden bei der Abrechnung einer großen Menge von Serviceaufträgen unterstützt.
Ohne das Anlegen einer Kalkulation können die zu einem Serviceauftrag gebuchten Arbeitszeiten und Materialien schnell fakturiert werden. Aufgrund des Arbeitsberichtes werden Artikelpositionen generiert und auf einem kundenindividuellen Report ausgegeben (separate Beauftragung erforderlich).

EMA-Attest
VdS/BHE/Polizei -Attesterstellung für EMA

·VdS-Attesterstellung
·Zugriff auf Artikelstamm
·Zugriff auf vorhandene Projekte

Die Nutzung ist nur für anerkannte VdS-Errichter zulässig.

Dashboard

Auf Wunsch lassen sich verschiedenste Unternehmenskennzahlen anzeigen. Die hierzu notwendigen Reports können separat beauftragt werden.

Voraussetzungen:
·.NET Framework in Version 4.7.2
·Windows Server 2016
·MS-SQL-Server
·esweb Office (Art.-Nr. 3010100)
·esweb Reports (Art.-Nr. 3010120)

Bitte beachten Sie außerdem: Für Microsoft SQL-Auswertungen benötigen Sie einen MS SQL-Server.
Für das Erstellen und für die Verwendung der einzelnen Auswertungen werden die MS-SQL-Server-Reporting-Services benötigt.

Schnittstellen-Paket

·GFT Anbindung (Bestellung)
·eswawi Anbindung (Bestellung, Lieferavis, Artikeldaten, Rechnungen, Bestellbestätigung)
·OpenTrans Bestellformat (Export), OpenTrans Lieferavis (Wareneingang, Import)
·ZUGFeRD (aktuelles Format) Export & Import
·LUUTA Box (Anlagen Import, nur esoffice)
·GAEB (diverses)
·Excel Import Kalkulation
·Materialschnittstelle (u. A. Datanorm)
·ITScope
·Excel Export von Grids
·MT940 (digitale Kontoauszüge)
·Bestelleingang JSON:API (Warenkorb)

esmobile Feuerlöscherverwaltung

esmobile Zeiterfassung

Für die Nutzung der Zeiterfassungs-App ist der Abschluss eines esmobile-Subscription-Vertrages notwendig. Für die Zeiterfassung entspricht der Subscriptionpreis 4,90 € je User, pro Monat.

Mailimport
Schnittstelle E-Mail

Der Mailimport ist eine Schnittstelle zwischen E-Mail Kommunikation und ERP System.
Eingehende E-Mails können in unterschiedliche Business Prozesse der ERP Lösung transformiert oder integriert werden. Derzeit sind 3 Aktionen implementiert. Die Aktionen 2 und 3 sind nur Verfügbar wenn auch der Artikel 0140600 (Helpdesk) vorhanden ist.

Aktion 1- Kontakt erstellen:
Alle eingehenden Kundenmails werden über einen IMAP-Mailserver automatisch interpretiert.

·Es wird in den Tabellen für Kunden, Bedarfer, Geschäftspartner, Lieferanten und Ansprechpartner nach der E-Mailadresse des E-Mailabsenders gesucht. Wenn genau eine Adresse gefunden wird bei der die E-Mailadresse hinterlegt ist, wird zu dieser Adresse ein Kontakt angelegt.
Wenn die E-Mailadresse bei einem Ansprechpartner hinterlegt ist wird der Kontaktdatensatz beim zugeordnete Kunden, Bedarfer Lieferanten oder Geschäftspartner angelegt.
·Der Mitarbeiter, dem das Postfach zugeordnet ist, auf dem die E-Mail angekommen ist, wird über eine Wiedervorlage benachrichtigt. Bei der Wiedervorlage und beim Kontakt wird als PersNrEintrag die unter Grundeinstellungen-> Allgemein->Sicherheit eingetragene PersonalNr für Dienste verwendet.
·Alle E-Mails die nicht automatisch erkannt werden konnten landen in einem frei konfigurierbarem IMAP Ordner. Innerhalb der Mail steht dann warum diese nicht interpretiert werden konnte.
·Zusätzlich gibt es eine “Blacklist“ in der Mail Absender aufgelistet sind, die nicht automatisch interpretiert werden sollen.

Aktion 2 – Helpdesk:
Eingehende E-Mails werden Servicecalls zugeordnet.

·Wenn die E-Mail einem Call zugeordnet werden kann (Betreffzeile enthält „Call“ gefolgt von einer gültigen Servicecallnr.), wird zu diesem Call ein Kontakt angelegt und die Daten der E-Mail in den Kontaktdatensatz übernommen. Alle anderen eingehenden E-Mails werden in der Datenbank gespeichert und können im Helpdesk unter „offene Helpdesk E-Mails“ abgerufen werden.

Aktion 3 – Aktion Servicecall anlegen:
Aus eingehende E-Mails werden Servicecalls erzeugt.

·Wenn die E-Mail wie bei der Aktion Helpdesk einem Servicecall zugeordnet ist, wird automatisch ein Kontakt angelegt. Ansonsten wird falls die Absenderadresse in den Filtereinstellungen für die Aktion angegeben wurde, automatisch ein Servicecall angelegt. Der Servicecall verhält sich wie ein Servicecall der über esweb angelegt wurde. Wenn beides nicht möglich ist, wird die E-Mail in der Datenbank gespeichert zur manuelle Behandlung im Helpdesk.

e-Formular
Elektronische Formulare (z.B. Wartungsprotokolle & Checklisten)

Bei einem Technikereinsatz werden zusätzlich zu den Arbeitsberichten oft auch Protokolle oder Checklisten ausgefüllt, die als Nachweis der durchgeführten Arbeiten oder zur Dokumentation abgelegt werden müssen. Das Handling mit Papier ist dabei umständlich, da die schon bekannte Angaben zum Kunden und zur Anlage nochmals manuell erfasst werden müssen. Auch die digitale Ablage ist umständlich.
Mit der Erweiterung der eFormulare werden die Formularen in digitaler Form angelegt (z.B. Wartungsprotokolle oder Checklisten).
Das Ausfüllen der eFormulare kann mittels der esmobile-App oder des esweb (in Desktopauflösung) erfolgen. Sind alle Informationen erfasst, kann das unterschriebene Formular als pdf-Dokument an den Auftraggeber versandt werden. Zusätzlich wird das eFormular in der Dokumentenablage archiviert und der Formularinhalt wird in der Datenbank gespeichert.
Einige Basis-Vorlagen für BMA, EMA und GWA Wartungs-, Inbetriebnahme- und Abnahmeprotokolle sind schon enthalten.

Hinweis:
Individuelle Anpassungen und die Erstellung neuer Formulare/Protokolle sind möglich (kostenpflichtig). In die Formulare können bereits vorhandene Daten aus Auftrag, Anlage und Kunde eingebunden werden. Auch auf den Inhalt eines bereits erfassten eFormulars kann zugegriffen werden, zum Beispiel bei einer Melderprüfliste oder einer BMA-Meldermatrix.
Da diese Anpassungen sehr individuell sind, ist diese Dienstleistung nicht im Preis enthalten, sondern muss gesondert beauftragt werden.

Voraussetzungen:
·esoffice ab Version 10.95
·Nutzung von esweb und der esmobile-App

Benötigte Module:
·Service-Basis (Art.-Nr. 0161000; ehem. Objekt)
·Wartung
·Service
·Dokument
·esweb Office
·esweb Objekt
·esweb Objektdokumente
·esweb Projektauftrag oder esweb Serviceauftrag oder esweb Wartungsauftrag

web Report

Aufruf von MS SQL Reports im esweb. Integration von eigenen MS SQL Reports.

esweb Customize

Es können customized werden:

1. Sichtbarkeit
2. Editierbarkeit
3. der Label Text / die Beschriftung
4. Hint / Hilfetext
5. Feld als Pflichtfeld markieren

Das Modul ist mehrsprachenfähig.

Die Einrichtung und Schulung dieses Moduls erfolgt über unseren Support.

esweb Kontakt
online Kontaktmanagement

Behalten Sie auch im esweb jeden Kontakt mit Kunden, Bedarfern, Geschäftspartner und Bauvorhaben im Blick, egal ob es sich z.B. um einen Besuch, einen Anruf oder den Versand einer E-Mail handelt. Sie haben die Übersicht, welche Vereinbarungen getroffen wurden, welche Termine stattgefunden haben. Auch Dokumente und E-Mails sind jederzeit nachvollziehbar.
Für die Terminierung von Folgeterminen zu einem Kontakt steht eine direkte Verbindung zum Terminkalender zur Verfügung.

Voraussetzung:
·CRM-Basis (Art.-Nr. 0121000)

esweb Wochenarbeitsberichte
Wochenarbeitsberichte im Web

Ihre Techniker können Arbeitsberichte mit Arbeits- und Fahrzeiten unterwegs über das esweb anlegen. So sparen Sie sich eine manuelle Erfassung der Arbeitsberichte.
Die Arbeitszeiten werden im esweb für eine Woche mit Tagessummen und Wochensumme angezeigt, Arbeitszeiten und Arbeitsberichte können bearbeitet werden.

esweb Objekt
Anlageninformationen im Web

Mit dieser Erweiterung stehen Ihren Technikern die wichtigsten Anlageninformationen auch online zur Verfügung.
In der Anlagenverwaltung können detaillierte Angaben zu der eingesetzten Technik, dem Wartungsstand, bisherige Störungen und zuständigen Mitarbeitern eingesehen werden. In der Ansicht kann nach Personalnummer oder offenen Serviceaufträgen gefiltert werden.

esweb Objektdokumente
Anlagendokumente im Web

Beim Einsatz vor Ort wird Zeit gespart, wenn der Techniker direkt auf die Anlagendokumente wie Anleitungen, Firmware-Dateien oder Pläne zugreifen kann. Mit der Funktion esweb Objektdokumente wird ein sicherer Zugriff auf die Anlagendokumente über das esweb ermöglicht. Der Zugriff ist auf bestimmte Verzeichnisse innerhalb Dokumentenstruktur eingeschränkt und kann auch mit einem zusätzlichen Passwortschutz versehen werden (Zwei-Faktor-Authentifizierung).

Voraussetzung: esweb Objekt (Art.-Nr.: 3040100)

esweb Wartungsaufträge
Wartungsauftragsbearbeitung im Web

Die erstellen Aufträge für Wartungen und Inspektionen stehen dem Techniker mit dieser Erweiterung auch mobil zur Verfügung. Der zugeteilte Mitarbeiter kann schon vor dem Einsatz die Auftragsdaten und Informationen zur Anlage inklusive der Komponenten einsehen (u. a. Vertragsart, Anlagenort, Anzahl Inspektionen, Wartungen).
Die Erfassung von Arbeitsberichten mit Arbeitszeiten und Material ist für Wartungsaufträge möglich.

esweb Serviceaufträge
Serviceauftragsbearbeitung im Web

Die erstellten Serviceaufträge für Störungen stehen dem Techniker mit dieser Erweiterung auch mobil zur Verfügung. Der zugeteilte Mitarbeiter kann schon vor dem Einsatz die Auftragsdaten und Informationen zur Anlage inklusive der Komponenten einsehen (u. a. Fehlermeldungen, -codes, Aufgabe, Anrufer, Kundennummer, Anlagennummer).
Die Erfassung von Arbeitsberichten mit Arbeitszeiten und Material ist für den Serviceauftrag möglich.
Außerdem kann ganz einfach unterwegs ein neuer Serviceauftrag angelegt werden.