Die E-Rechnungspflicht gilt ab dem 1.1.2025 für Unternehmen im B2B-Bereich. Durch diese Maßnahme soll innerhalb der EU sowohl Steuerbetrug reduziert als auch das Mehrwertsteuersystem effizienter umgesetzt werden.
Hier lesen Sie, was das für Ihr Unternehmen bedeutet!
Ist Ihr Unternehmen in Deutschland ansässig, sind Sie ab dem 1.1.2025 dazu verpflichtet, E-Rechnungen annehmen zu können. Sie dürfen dann im B2B-bereich nicht mehr auf eine Papierrechnung bestehen und müssen ohne vorherige Einwilligung die elektronische Rechnungsübermittlung Ihrer Geschäftspartner akzeptieren.
Prinzipiell gilt ab dem 1.1.2025 außerdem, dass Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden müssen. Dank Übergangsfristen können aber weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen genutzt werden. Ab 2028 ist damit allerdings spätestens Schluss: Dann dürfen zwischen Unternehmen ausschließlich nur noch E-Rechnungen ausgetauscht werden, die den gesetzlich vorgeschriebenen Standard erfüllen!
Falls zu Ihren Auftraggebern auch die öffentliche Hand zählt, müssen Sie bereits heute bei einer Summe von über 1.000 Euro eine E-Rechnung über Plattformen wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder OZG-RE einreichen.
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Derzeit erfüllen die XRechnung und ZUGFeRD-Rechnungen (ab Version 2.0.1) bereits die erforderlichen Normen, die der Gesetzgeber verlangt. Als elektronische Rechnung / E-Rechnung gilt nach aktualisierter Definition allein eine Rechnung, die in einem strukturierten digitalen Format erstellt wird und nach der elektronischen Übermittlung durch eine Software maschinell ausgelesen werden kann. Eine E-Rechnung muss dabei nicht nur alle Pflichtangaben einer Rechnung erfüllen, sondern auch zusätzliche Angaben enthalten wie im Falle der XRechnung die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers (als eindeutige digitale Adresse) oder zusätzliche Angaben, z.B. die Lieferantennummer.
Der etablierte EDI-Standard entspricht aktuell nicht der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (CEN-Norm EN 16931), soll aber vorerst weiter zum Austausch von Rechnungsdokumenten genutzt werden können.
Sobald die E-Rechnungspflicht in Kraft tritt, entsprechen eingescannte Papierrechnungen, herkömmliche PDF-Rechnungen, Word- Dokumente oder Excel-Dateien nicht den Kriterien einer gültigen E-Rechnung und sind dann spätestens 2028 im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.
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Wenn Sie eine ERP-Software in Ihrem Unternehmen einsetzen, beispielsweise esoffice oder ESERP, werden schon heute automatisch E-Rechnungen erstellt, die den geforderten Normen entsprechen. Diese können im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung ausgegeben werden. Der Empfang und die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen anderer Unternehmen stellen ebenfalls keine Hürde für Nutzer einer ERP-Lösung dar.
Alternativ existieren Möglichkeiten im Internet, um ZUGFeRD- bzw. XRechnungen zu erstellen. Im Geschäftsalltag sind diese Optionen aber selten praxistauglich, da große Abstriche in der Anzahl und im Design der Rechnungen gemacht werden müssen. Da außerdem die Daten manuell übertragen werden müssen, kostet diese Verfahren zusätzliche Zeit und ist fehleranfällig.
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Für alle E-Rechnungen gelten die Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Das wiederum heißt, dass E-Rechnungen revisionssicher mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.
Hinweis: Die Informationen in diesem Beitrag wurden sorgfältig recherchiert und zum Zeitpunkt der Entstehung des Textes als korrekt erachtet. Für den Inhalt übernehmen wir jedoch weder Haftung noch Garantie. Bitte informieren Sie sich auch bei anderen Stellen über das beschriebene Thema und treffen Sie die Entscheidungen nicht allein auf Basis dieses Beitrages. Eventuell im Text vorhandene Wertungen sind als persönliche Meinungsäußerungen zu verstehen. Beachte weiterhin: Die Craftview Software GmbH darf und kann keine Rechts- und Steuerberatung leisten.
Gerhard Förtsch, Geschäftsführer der TeleSys Kommunikationstechnik GmbH
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