„Bevor wir die es2000-Lösungen eingeführt haben, arbeiteten wir mit einer Vielzahl an Arbeitstools. Ob Excel, Word, CRM oder auch eine Offert-Software – diese Insellösungen brachten jede Menge manuelle Arbeitsschritte mit sich. Und das wiederum bedeutete eine hohe Fehlerquote sowie geringe Auswertungsmöglichkeiten.

Das es2000-Team hatte von Anfang an ein offenes Ohr für uns und unsere Anforderungen. Im Rahmen des Consultings haben wir gemeinsam unsere Geschäftsprozesse unter die Lupe genommen und unsere Wünsche und Ziele skizziert. Anschließend hat unser es2000-Consultant einen Projektplan erstellt, mit dem wir unser Ziel – eine einheitliche Plattform für alle Arbeitsbereiche – heute erreicht haben.

In sinnvollen Einzelschritten haben wir in der geplanten Zeit die Einführung durchgeführt und durch Schulungsmaßnahmen alle Kollegen mit dem notwendigen Wissen für die Software-Nutzung ausgerüstet. Das es2000-Team war während der Einführung sehr flexibel und hat den laufenden Arbeitsprozess der gesamten Organisation so wenig wie nötig belastet. Dies war für einen Betrieb wie unseren sehr wichtig.

Heute haben wir dank esoffice eine gute Arbeitsgrundlage für die einzelnen Bereiche Projektmanagement, Service und Verkauf. So können wir zum Beispiel die monatlichen Projektbewertungen nun direkt im System pflegen und somit lückenlos dokumentieren. Die Qualität dieser Auswertung hat sich dadurch deutlich erhöht.

Die durchgängige ERP-Software „esoffice“ hat viele manuelle Schritte abgelöst. Alles läuft schneller und fehlerfreier. Das CRM, das sich wie ein roter Faden durch die gesamte Software zieht, ist unsere Basis für eine saubere Dokumentation aller Kundenkontakte und Aktivitäten. Dank es2000 können wir unsere Kosten senken und die Qualität unserer Leistungen gegenüber unseren Kunden deutlich verbessern.“

„Um auch mit weniger Fachkräften eine wachsende Kundschaft bedienen zu können, setzen wir verstärkt auf Digitalisierung. Unser Ziel ist es, komplett papierlos zu arbeiten und alles aus einer Software heraus steuern zu können.

Die ERP-Software von es2000 unterstützt uns bei der Digitalisierung administrativer und operativer Prozesse und bringt Transparenz in unser Tagesgeschäft. Unser Außendienst haben wir mit der Hilfe von es2000 von der täglichen Papierlast befreit. Arbeitszeitnachweise, Materialverbräuche und auch die dazugehörigen Wartungsprotokolle werden digital erfasst und lassen sich komfortabel über mobile Tablet-Lösungen abbilden. ist ein Auftrag erledigt, werden sämtliche Daten direkt vom Tablet an den Innendienst übermittelt. Rechnungen können unmittelbar gestellt werden und unsere Techniker können direkt weiter zum nächsten Einsatz.

Von größter Bedeutung sind für uns die e-Formulare, die es2000 gemeinsam mit dem Bundesverband für Sicherheitstechnik entwickelt hat. Diese digitalen Wartungsprotokolle erfüllen sämtliche VdS-relevanten Vorgaben und DIN-Normen und können komfortabel über das Tablet ausgefüllt werden.

Das Schöne an diesen Vorlagen: die Formulare sind hochindividualisierbar. Wir können Wartungsprotokolle auf genau die Weise designen, wie wir das für richtig halten. Unsere Protokolle weisen lediglich die Felder aus, welche die MAB-Techniker bei ihren Wartungsarbeiten tatsächlich benötigen. So haben wir einen schlanken und sicheren Prozess für unser Wartungsmanagement erarbeitet, der unsere Mitarbeiter bestmöglich unterstützt. Sobald alle Werte auf der Checkliste vollständig eingetragen sind, finalisiert der Kunde diese anhand einer digitalen Unterschrift.

Das beglaubigte Protokoll gelangt dann unmittelbar ins System, wo es neben dem Auftrag revisionssicher archiviert wird. Der gesamte Wartungsvorgang läuft nun komplett automatisiert, alle Arbeitsberichte und e-Formulare werden an der richtigen Stelle abgelegt, ohne dass unser Innendienst in irgendeiner Form nacharbeiten muss. Auch tragen die Formulare nun allesamt die Corporate Identity unseres Unternehmens – eine Neuerung, die auch unseren Kunden positiv auffällt.“

„Für branchentypische Prozesse etwa im Projekt- und Servicemanagement oder bei der Abwicklung von Wartungsaufträgen existieren im Hause es2000 bereits vordefinierte Prozesslandkarten, die auch als Optimierungsrichtlinien für bestehende Abläufe gelten können. So bekamen wir mit der neuen Software auch gleich eine Unternehmensberatung dazu. Indem wir unsere Prozesse an die Branchensoftware „esoffice“ anpassten, sind wir an mehreren Stellen deutlich effektiver geworden.

Die es2000-Lösungen bieten eine hohe Automatisierung direkt im Standard. Wir bilden nun sämtliche betriebswirtschaftlichen Prozesse durchgängig im esoffice ab – inklusive integriertem Ticketsystem. Auf diese Weise entsteht ein strukturierter Durchlauf: aus Angeboten werden Tickets und aus diesen dann Aufträge, die an die Technik adressiert werden. Im Service funktioniert es genauso: Die eigene Service-Hotline vergibt bei Störungen Tickets, die in Form von Aufträgen an die Techniker gehen und abgearbeitet werden. Nach vertrieblicher Prüfung übernimmt unsere Buchhaltung final die Abrechnung.

Die Software integriert vor- und nachgelagerte Lösungen nahtlos und bildet unsere Unternehmensabläufe von A bis Z ab. So konnten wir Administrationsvorgänge schaffen, die direkt im System angestoßen werden – und das durchgängig bis zum Mahnwesen.

Für eine vorausschauende Planung können wir per Knopfdruck sehen, wo die meisten Kunden sitzen, der höchste Umsatz generiert wird oder wie stark die einzelnen Mitarbeiter ausgelastet sind. Diese Informationen können wir für unsere Personaleinsatzplanung und optimale Ressourcenauslastung nutzen.

Durch es2000 hat sich die Transparenz im Unternehmen über die einzelnen Niederlassungen hinweg ganz klar erhöht. Die Branchensoftware trägt dazu bei, dass neue Mitarbeiter unsere Abläufe nachvollziehbar kennenlernen und schnell produktiv sein können.“

„Optimierungswünsche unserer Kunden leiten wir an das Produktmanagement unseres Software-Dienstleisters es2000 weiter. Viele unserer Kunden sind bekannte Global Player aus dem Silicon Valley und haben ihre Filialen über die ganze Welt verteilt. Um einen Servicecall anzulegen, loggen sich die Mitarbeiter unserer Kunden im GSOC (Global Security Operations Center) ein, das auf dem Web-Helpdesk von es2000 basiert. Dort selektieren sie aus dem weltweiten Kundennetzwerk und der Vielzahl an Filialen die gewünschte Geschäftsstelle aus.

Erst kürzlich hat das es2000-Produktmanagement Anforderungen unserer Kunden gelöst und die Suchfunktion und Filtermöglichkeit bezüglich der Filialauswahl verbessert.

Bei es2000 hört die Kundenbetreuung nicht einfach irgendwo auf. Sie zieht sich wie ein roter Faden bis zum letzten Anwender durch – auch wenn dieser bei unserem Kunden sitzt. Deshalb vertrauen wir nun schon seit 2006 dem es2000-Team und der Branchensoftware „esoffice“.“

„Im Jahr 2010 haben wir eine mobile Lösung für unsere Techniker eingeführt. Davon profitieren unsere Kunden unmittelbar, denn unser Service ist nun viel schneller und zielgerichteter als früher. Aber auch für uns Mitarbeiter bedeutet der Umstieg eine enorme Arbeitserleichterung. Wir arbeiten viel unabhängiger und flexibler. Unnötige Wege ins Büro gehören der Vergangenheit an. Von Zuhause aus schaue ich einfach kurz in die Anlagendokumente und den Materialbedarf der nächsten Aufträge und weiß, ob ich einen Umweg in die Firma einplanen muss.

Merkt ein Techniker während eines Einsatzes, dass er Unterstützung durch seine Kollegen braucht, kann er direkt vor Ort unsere aktuelle Personaleinsatzplanung einsehen. So weiß er schnell, welcher seiner Kollegen sich in der Nähe aufhält und verfügbar ist. Und in der kurzen Rastplatzpause während des Heimwegs reicht ein Blick in seine Liste der offenen Aufträge, um seinen morgigen Arbeitstag zu planen.

Unsere Techniker waren jahrelang einfach mit Auftragsblock und Stift beim Kunden. Vieles musste aufwändig von Hand erledigt werden. Besonders die Zeitenpflege war uns immer ein Dorn im Auge. Oft fand man nur am Wochenende Zeit, seine lose Zettelwirtschaft mühsam in eine Excelliste zu übertragen. Schwierig wurde es, wenn Stunden fehlten. War die Notiz verloren gegangen, konnte kaum noch hergeleitet werden, wofür diese Stunden verbraucht worden waren. Die Optimierung dieses mühsamen Prozesses war der Hebel, mit dem wir alle Techniker ruck-zuck für die mobilen Lösungen esweb und esmobile begeistern konnten.

Fehlende Stunden können nun in Nullkommanichts online nachgeschaut und nachgetragen werden. Der Stundenbeleg ist mit wenigen Klicks erstellt und wird direkt über die Software an die Personalabteilung verschickt. Direkter Zugriff auf Kundendaten, Anlagedokumente, Auftragsliste und Personaleinsatzplanung sowie eine schnelle und einfache Zeitenpflege – unsere Techniker konnten es gar nicht abwarten, die neue Software einzusetzen. Nach gerade einmal drei Tagen war die Umstellung geschafft. Wir sparen Zeit und Kosten und schonen durch den geringeren Papierverbrauch auch noch die Umwelt. Und ein Smartphone und Tablet wirkt auf unsere Kunden viel professioneller als der alte Auftragsblock.“

„Andere Software-Lösungen erreichen ihre hohe Individualisierungsmöglichkeit, indem der Programmiercode erweitert wird. Diese individuellen Anpassungen gehen jedoch bei einem Update verloren. es2000 hingegen entwickelt esoffice stetig weiter. Individuelle Customizing-Anpassungen, die wir im Standard vornehmen, funktionieren auch noch bei einem neuen Release. So arbeiten wir stets mit einer aktuellen Software, die an die jeweiligen Markt- und Branchenentwicklungen angepasst ist.“

„Wir hatten viele Anforderungen an Bord, als wir uns auf die Suche nach einer ERP-Software machten. Kürzere Prozesslaufzeiten, höhere Transparenz, geringeren Verwaltungsaufwand und eine bessere Zusammenarbeit der einzelnen Unternehmensbereiche – um nur ein paar zu nennen.

es2000 hat diese Anforderungen nicht nur erfüllt, sondern uns darüber hinaus auch noch viele weitere Mehrwerte und Möglichkeiten gezeigt. Die anfängliche Prozessanalyse war eine gute Basis für die Software-Einführung. Wir konnten viele Aufgaben – besonders auch bei den abteilungsübergreifenden Prozessen – automatisieren und optimieren. Alle Mitarbeiter arbeiten nun einheitlich in einem zentralen System. So können wir unsere Projekte noch schneller und effizienter abwickeln.

Zudem ermöglichen die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten uns einen transparenten Überblick über alle wichtigen Kennzahlen. Dadurch setzen wir nicht nur die Anforderungen unserer Kunden organisierter um. Wir erkennen außerdem Branchentrends eher und können frühzeitig unsere Strategie und Maßnahmen daran orientieren.

Seitdem wir esoffice einsetzen können wir unsere Ressourcen noch stärker für unsere Kunden einsetzen und unsere Produkt-, Dienstleistungs- und Serviceleistungen deutlich verbessern.

Verbesserte + integrierte Prozesse = mehr Zeit für unsere Kunden. es2000 macht’s möglich.“

„Wir sind eigentlich jedes Jahr 10 bis 20 Prozent gewachsen. Dafür setzten wir von Anfang an auf transparente, standardisierte Prozesse – sowohl in der Planung als auch in der Auftragsabwicklung und im Service. Die Unterstützung durch IT hat deshalb schon immer eine wichtige Rolle gespielt.

Seit der Gründung im Jahr 1996 arbeiten wir mit esoffice – eine Unternehmensoftware speziell für Errichterbetriebe aus dem Hause es2000. Die Lösung sorgt für durchgängige Prozesse im Tagesgeschäft und besitzt unter anderem tiefe Funktionalitäten im Bereich Auftragssteuerung und Kundenmanagement. Mit den Supportleistungen des Anbieters fahren wir über all die Jahre gut. es2000 begleitet uns von Anfang an und wir sind auch alle Updates und neuen Versionen mitgegangen.

Die Digitalisierung der täglichen Abläufe war schon immer ein wichtiges Standbein unserer Wettbewerbsfähigkeit, deshalb haben wir – um den Außendienst effektiv zu unterstützen – vor kurzem auch die mobile Lösung von es2000 eingeführt.

Bei circa 1000 laufenden Wartungsverträgen und entsprechend vielen Anlagen müssen alle Informationen zwischen Service-Technikern und Innendienst ordnungsgemäß fließen – das war in den letzten Jahren eine regelrechte Papierflut. Doch diese Arbeit haben wir nun nicht mehr: Informationen der Servicetechniker bspw. zu benötigter Arbeitszeit und verwendetem Material gelangen nun nahtlos über ein mobiles Endgerät direkt ins System. Der ganze Service- und Wartungsprozess läuft heute vollkommen papierlos. Dadurch haben wir transparente Prozesse und können zügig fakturieren.

So eine Umstellung ist natürlich nicht von heute auf morgen realisierbar, aber uns ist klar, dass sich jeder weitere Schritt in Richtung Digitalisierung, letztendlich für uns lohnen wird. Deshalb planen wir auch weitere Projekte mit den Experten von es2000.“

„Es ist uns wichtig mehr Zeit für unsere Kunden zu gewinnen. Mit der Branchensoftware esoffice und den mobilen Lösungen von es2000 ist dies möglich.

Bei unseren vielen Außenterminen setzen wir Smartphones und Tablets ein – damit können unsere Techniker ihre Wartungs- und Reparaturberichte ganz einfach elektronisch anlegen. Der Kunde unterschreibt direkt auf den Geräten und erhält automatisch per E-Mail eine Kopie.

Auch die Materialbewegung und die Arbeitszeiten werden elektronisch erfasst und kommen direkt bei uns in der Zentrale in der Datenbank an.
Eine schnelle und fehlerfreie Dokumentation ist somit sichergestellt. Wir können Termine und notwendige Änderungen ebenfalls ruckzuck an die Techniker weiterleiten.

Alle Informationen zu der Anlage können auf den Geräten gelesen werden.
Wer wo hinfährt kann schnell entschieden werden – somit haben wir eine Flexibilität genau auf unser Unternehmen abgestimmt.“

„Bekommen wir ein neues Projekt ins Haus, ist der erste Projektschritt immer der, die Prozesse des Kunden genau unter die Lupe zu nehmen. Denn selbst das beste Werkzeug führt nur zum Ziel, wenn es korrekt und zielgerichtet eingesetzt wird.

Was für effexx-Kunden richtig und wichtig ist, gilt auch für uns selbst. Um das volle Potential unserer tiefgreifenden Branchen-Software „esoffice“ ausschöpfen zu können, unterziehen wir unsere Unternehmensabläufe in regelmäßigen Abständen einer ausführlichen Prozessanalyse. Nur so sichern wir unsere Investition und bleiben stets auf dem aktuellsten Stand der Technik.

In den Prozesslandkarten sind die Erfahrungen aller es2000-Kunden eingeflossen. Dank dieser „Schwarmintelligenz“ können wir sicher sein, dass die Prozesse hochgradig optimiert sind. Die Prozesslandkarten zeigen uns schwarz auf weiß, wo sich stille Abläufe eingeschlichen haben, die unnötige Zeit rauben und Kosten verursachen. Wir erkennen, wie die einzelnen Teilprozesse zusammenwirken und wo noch Raum für Verbesserungen ist.

Deshalb sind für uns regelmäßige Prozessanalysen und -optimierungen sowie die anschließenden Mitarbeiterschulungen wichtige Maßnahmen, mit denen wir höchste Produtivität bei geringstmöglichem Kosten- und Zeiteinsatz erreichen. Wir setzen unsere Ressourcen immer genau an der richtigen Stelle ein und arbeiten schnell, zielgerichtet und termingerecht – zur Freude unserer Kunden.“

„Unseren Kunden ist nicht nur eine schnelle Störungsbehebung wichtig. Sie wollen auch jederzeit wissen, wie der Status ihres Servicefalls ist. Sie möchten – wie in einer Waschstraße – sehen können, wer sich um ihr Anliegen kümmert, wie der aktuelle Stand der Bearbeitung ist und welchen Ansprechpartner sie bei Rückfragen direkt anrufen können.

Wir erfüllen diese Wünsche mit unserem Web-Helpdesk, das voll in die ERP-Software „esoffice“ integriert ist. Jeder Kunde wird via E-Mail auf dem Laufenden gehalten und kann so die Entwicklung seines Serviceauftrags beobachten. Ein direkter Login in das web-basierte Tool ist ebenfalls auf Wunsch möglich.

Aber unsere Kunden profitieren nicht nur von der hohen Transparenz, sondern auch von der Bearbeitungsschnelligkeit. Aufträge für die wir früher ohne technische Unterstützung drei Wochen benötigten, erledigen wir heute an einem Tag. Mit diesem Alleinstellungsmerkmal heben wir uns deutlich von unseren Berliner Branchenkollegen ab. Und die Kosten für die Helpdesk-Lösung amortisieren sich im Nu.

Denn dank der schnellen Bearbeitung können wir zeitnah fakturieren und können so mehr Aufträge im Jahr erledigen.“

„Um auch bei wachsender Kundschaft ein steigendes Pensum im Tagesgeschäft effektiv bewältigen zu können, benötigen wir nahtlose, IT-gestützte Prozesse.“, erklärt Prokurist Andreas Kopp. Ob interne Verwaltung, Materialbestellung, Lager oder Service – alle zeitraubenden Prozesse sollen nach und nach digitalisiert werden. „Unser Ziel ist das papierlose Büro“.

Die Idee war deshalb eine mobile Tablet-Lösung einzuführen, die direkt mit der zentralen Branchenlösung kommuniziert. „Unsere Außendienstmitarbeiter haben dadurch weniger Bürokratie und können sich mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren“

Seit 2003 steuert Reif sämtliche betriebswirtschaftlichen Prozesse über esoffice – eine ERP-Branchensoftware speziell für Errichterbetriebe, die unter anderem tiefe Funktionalitäten im Bereich Auftragssteuerung und Kundenmanagement besitzt. Jetzt galt es den Außendienst mittels einer mobilen Lösung daran anzubinden.

„Ein solches Projekt ressourcenschonend und nachhaltig aufzubauen, ist definitiv möglich – auch für kleinere, mittelständische Unternehmen wie wir es sind“, gibt Andreas Kopp Entwarnung. Wichtig sei allerdings, ein grundsätzliches Ziel vor Augen zu haben, das man über mehrere Schritte erreiche. Genauso relevant sei, auf Softwareseite den richtigen Partner zu haben. „Uns war von vornherein klar, dass wir die Experten von es2000 mit ins Boot holen“, so Andreas Kopp.

Das Projekt sollte in jedem Fall schnell über die Bühne gehen und am Ende sollte eine funktionierende, sich selbst amortisierende Lösung stehen. Bei Reif entschied man sich deshalb für eine betreute Einführung, die insgesamt fünf Beratungstage umfasste. Im Vorfeld wurde mit es2000 der komplette Projektverlauf erörtert. Im gemeinsamen Dialog konkretisierte sich dann recht schnell, welche Abläufe wichtig sind und wie diese funktional umgesetzt werden können. Das Team von es2000 erstellte dazu detaillierte Prozessskizzen, die genau markierten, welche Informationen die App liefern muss, wo die Daten dazu herkommen und welche Programmbereiche im Hintergrund davon betroffen sind.

Und Andreas Kopp ergänzt: „Technisch lief die ganze Sache astrein durch und der Rest ergab sich im gemeinsamen Dialog. Die Investition in eine betreute Einführung hat sich somit absolut gelohnt“

es2000 bietet eine Software für alle Prozesse.

Manche Mitarbeiter haben ihr Word-Programm seit Jahren nicht mehr geöffnet, weil wir sogar unsere Korrespondenz in esoffice schreiben. Dank dieser zentralen Lösung können wir das gesamte Unternehmen – auch mit Filialen an verschiedenen Standorten – komplett aus esoffice verwalten. Wir profitieren von einer umfassenden Transparenz über alle Geschäftsprozesse. Unser bürokratischer Aufwand ist im Vergleich zu früher deutlich reduziert. Die Bearbeitung läuft deutlich schneller, es gibt keine Übertragungsfehler mehr und Rechnungen gehen am Ende des Prozesses via E-Mail automatisiert an unsere Kunden.

Warum wir auf es2000 setzen?

Weil das Unternehmen über eine tiefe Branchenkenntnis verfügt. Allein die mobile Technikerlösung „esmobile“ deckt rund 90 % der Prozesse, die bei uns Aufzugbauern üblich sind, direkt ohne weitere Anpassung ab. Das macht es2000 zu einem echten Lösungsanbieter für die Branche.“

„Ein hoher Automatisierungsgrad im Tagesgeschäft für eine hohe Servicequalität – das ist unser erklärtes Ziel.

Unsere Philosophie ist, unsere wachsende Kundschaft voll und ganz zufrieden zu stellen. Das erreichen wir zum einen durch unsere langjährige Erfahrung und professionell ausgebildete Fachkräfte. Aber besonders in Zeiten des Fachkräftemangels spielt auch ein hoher Automatisierungsgrad eine wichtige Rolle. Deshalb setzen wir auf auf eine digitale Prozesskette mit Workflows bis zum Kunden. So können wir zeitintensive, täglich wiederkehrende Routineaufgaben weitesgehend automatisiert ablaufen lassen. Und unsere Mitarbeiter – sowohl in der Zentrale als auch unsere Techniker beim Kunden vor Ort – können sich stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Unser Wunsch, sämtliche Abläufe aus einer Software heraus zu steuern, wird mit den es2000-Lösung realisierbar. Sie ist optimal auf die branchenspezifischen Prozesse der Errichter zugeschnitten. Diese ERP-Software sorgt für durchgängige Prozesse im Tagesgeschäft und besitzt unter anderem eine tiefe Funktionalität im Bereich Auftragssteuerung und Kundenmanagement. Unseren besonders hohen Automatisierungsbedarf im Service- und Wartungsgeschäft beim Kunden vor Ort haben wir mit der mobilen Tablet-Lösung für unseren Außendienst gelöst. Nach nur zwei Tagen Einführung und ein wenig Umgewöhnungszeit will heute niemand mehr zurück zum Papier. Jeder Servicetechniker erfasst seine täglichen Berichte, Arbeitszeiten und Materialverbräuche über ein eigenes Tablet. Wir sparen nicht nur Zeit und Papier, die Serviceaufträge gelangen nun auch unmittelbar ins System, so dass wir deutlich zeitnaher die Rechnungen stellen können.

Ein weiterer wichtiger Bereich, für den wir uns einen durchgängig steuerbaren Workflow wünschten, ist das Thema Wartungsprotokolle. Beim Aufbau und der Wartung von Brandmeldeanlagen müssen wir genau festgelegten Normen und Richtlinien einhalten. Außerdem müssen alle durchgeführten Maßnahmen beim Kunden vor Ort protokolliert werden. Hier benötigten wir eine Lösung, mit der wir digitale Protokolle und sonstige Formulare selbständig editieren und direkt auf mobilen Geräten ausfüllen konnten. Mit dem Formular-Builder und seinem integriertem Report-Designer haben wir Zugriff auf Vorlagen für Service-, Inspektions- und Projektaufträge oder können ein individuelles Formular ganz einfach per Drag-and-Drop erstellen. Drei unterschiedlich aufgebaute E-Formulare setzen wir bereits heute schon ein, zwei weitere sind noch „in Mache“.

Mit es2000 haben wir den richtigen Partner an unserer Seite. Man spürt einfach, dass es sich bei den Lösungen um echte Branchenprodukte handelt. Wir diskutieren auf Augenhöhe und haben auch schon einige Verbesserungsvorschläge eingereicht. Diese werden auch sehr zeitnah umsetzt – da hilft es schon, wenn einem jemand zuhört. Wir planen, unsere Prozesse konsequent zu automatisieren und eruieren genau, wo noch Optimierungsbedarf besteht. und falls erforderlich, ist es2000 als verlässlicher Partner natürlich mit an Bord.“

„Wer von Anfang an auf den richtigen ERP-Anbieter setzt, kann sich viel Zeit, Geld und Nerven sparen. Wir haben selbst erlebt, wie aus einem Best-Case schnell ein Worst-Case-Szenario und die Einführung einer ERP-Software zur Kostenfalle werden kann. Weil wir so etwas kein zweites Mal erleben wollten, haben wir uns bei der Suche nach einer neuen Lösung intensiv u. a. beim GFT umgehört und erfahren: Viele Branchenkollegen schwören auf es2000. Also ließen wir es auf einen Versuch ankommen.

Heute sind wir sehr froh, uns für diesen Software-Partner entschieden zu haben. Das es2000-Team weiß, wie unsere Branche tickt und die ERP-Software passt haargenau zu unseren Unternehmensprozessen. Ob Mietvertragsgeschäft, Leasingverträge oder auch Technikerbuchungen – sämtliche Errichter-typische Funktionalitäten sind bereits in die Lösung integriert. Individuelle und kostenspiele Anpassungen sind somit überflüssig. Wir können unseren gesamten Produkt- und Projektlebenszyklus zentral über die Software steuern – von der Akquise über die Angebotserstellung bis hin zur Rechnungsstellung. Und auch komplexere Abrechungsprozesse mit mehreren Mandanten sind ohne weiteres möglich. Unsere Techniker im Außendienst können ihre Arbeitszeiten und Materialverbräuche digital direkt auf der Baustelle erfassen und vom Kunden vor Ort unterschreiben lassen. Die Informationen wandern dann vom Laptop ins System, sodass unser Innendienst sofort mit der Rechnungsstellung beginnen kann.

es2000 ist der richtige ERP-Anbieter für Errichter – wir arbeiten gern und erfolgreich mit der Osnabrücker Branchensoftware.“

„Digitalisierung ist das wichtigste Element unserer Wachstumsstrategie – schon heute arbeiten wir zu 99 Prozent digital. Denn als junges Start-Up-Unternehmen haben wir derzeit zwar nur in Wittstock und Berlin feste Standorte mit aktuell insgesamt gerade einmal acht festangestellten Mitarbeitern. Doch arbeiten wir deutschlandweit eng mit Technikern und Nachunternehmern zusammen. Diese müssen immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein und Zugriff auf alle notwendigen Daten und Dokumente haben. Dafür benötigt es durchgängig digitale Prozesse und eine transparente, dezentrale Kommunikation.

Wichtig dabei ist eine ganzheitliche ERP-Software und eine durchdachte IT-Infrastruktur. Um auch bei weiterem Wachstum flexibel zu bleiben, setzen wir auf eine frei skalierbare virtuelle Serverlandschaft. So haben wir jetzt einen Datenbankserver im Einsatz sowie einen Server, auf dem man arbeitet. Das ist für uns und unsere Kunden die sicherste Variante. Außerdem nutzen wir verschlüsselte und sichere Clouddienste, die zu einem deutschen Rechenzentrum gehören. Sensible Daten wie zum Beispiel Pläne unterliegen einem Verschlüsselungssystem und sind nur über Zugriffsrechte erreichbar. Jeder Techniker sieht also nur das, was er tatsächlich benötigt und kann unabhängig von Ort und Zeit darauf zugreifen. Und falls jemand sein Tablet verliert, sperren wir einfach den Datenzugriff.

Die Entscheidung für esoffice war leicht. Denn es2000 hat genau verstanden, was ein Errichter braucht. Mein Hauptaugenmerk lag bei der Software-Wahl auf dem Service- und Wartungsmanagement sowie das Servicecall-Auftragsmanagement. Die täglichen Routinen bauen in der es2000-Lösung nahtlos aufeinander auf und greifen in sich als geschlossenes System. Und die Freiheiten, die esoffice mir in Sachen Kalkulation bietet, habe ich so noch bei keinem anderen Programm gesehen. Bei unserer rasanten Unternehmensentwicklung und den immer größer werdenden Projekten muss unsere ERP-Software in der Lage sein, dies abzubilden. Und esoffice kann das. Andere Softwareprogramme – insbesondere die kostengünstigen Handwerkerlösungen – kommen da schnell an ihre Grenzen.

Unsere Entscheidung für es2000 haben wir nicht bereut. Nach nur vier Monaten war die Softwareeinführung durchgeführt – und das inmitten der Corona-Krise. Auch aus der Ferne hat uns das es2000-Team optimal unterstützt und das System Stück für Stück in Rekordzeit aufgesetzt. Vom Angebot über die Rechnung bis hin zum mobilen Außendienst steuern wir alles aus der Software heraus. Unsere Techniker schreiben ihre Arbeitsberichte und VdS-konforme Wartungsprotokolle digital. Sie können diese direkt vor Ort beim Kunden per Digitalstift abzeichnen lassen und mit einem Klick die Rechnungsstellung anstoßen.“

„In vielen Unternehmen ist das größte Problem nach wie vor mangelnde Kommunikation, auf deren Grundlage wichtige Informationen verloren gehen können. Gemäß unserer Wachstumsstrategie setzen wir deshalb verstärkt auf Digitalisierung. Mit esoffice ist es unser Ziel, gleich mehrere vorgelagerte Programme abzulösen, sodass wir zukünftig die meisten Abläufe zentral aus einem ERP-System heraus steuern können. Indem wir die wichtigsten Daten auf einer gemeinsamen Oberfläche zusammenführen, erreichen wir eine höhere Transparenz in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit. Die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten und Dashboards in esoffice ermöglichen zudem, dass wirtschaftliche Entscheidungen künftig fundiert getroffen werden können. Vom ersten Kundenkontakt über das Angebot und den Auftrag bis hin zur Projektabwicklung und den anschließenden Servicearbeiten: Zu jeder Zeit ist dokumentiert, was beim jeweiligen Auftrag kommuniziert und geplant wurde. Das macht uns langfristig professioneller und unsere Kunden sind zufriedener.

Unser Ziel ist es, esoffice vollumfänglich zu nutzen, damit wir sämtliche Prozesse über die Software abbilden können und Daten nicht doppelt und dreifach vorliegen. Nur so können wir jeden einzelnen Mitarbeiter auf den Weg in die Digitalisierung mitnehmen, damit am Ende alle Beteiligten von durchgängigen, transparenten Prozessen profitieren.“