„Um auch bei wachsender Kundschaft ein steigendes Pensum im Tagesgeschäft effektiv bewältigen zu können, benötigen wir nahtlose, IT-gestützte Prozesse.“, erklärt Prokurist Andreas Kopp. Ob interne Verwaltung, Materialbestellung, Lager oder Service – alle zeitraubenden Prozesse sollen nach und nach digitalisiert werden. „Unser Ziel ist das papierlose Büro“.
Die Idee war deshalb eine mobile Tablet-Lösung einzuführen, die direkt mit der zentralen Branchenlösung kommuniziert. „Unsere Außendienstmitarbeiter haben dadurch weniger Bürokratie und können sich mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren“
Seit 2003 steuert Reif sämtliche betriebswirtschaftlichen Prozesse über esoffice – eine ERP-Branchensoftware speziell für Errichterbetriebe, die unter anderem tiefe Funktionalitäten im Bereich Auftragssteuerung und Kundenmanagement besitzt. Jetzt galt es den Außendienst mittels einer mobilen Lösung daran anzubinden.
„Ein solches Projekt ressourcenschonend und nachhaltig aufzubauen, ist definitiv möglich – auch für kleinere, mittelständische Unternehmen wie wir es sind“, gibt Andreas Kopp Entwarnung. Wichtig sei allerdings, ein grundsätzliches Ziel vor Augen zu haben, das man über mehrere Schritte erreiche. Genauso relevant sei, auf Softwareseite den richtigen Partner zu haben. „Uns war von vornherein klar, dass wir die Experten von es2000 mit ins Boot holen“, so Andreas Kopp.
Das Projekt sollte in jedem Fall schnell über die Bühne gehen und am Ende sollte eine funktionierende, sich selbst amortisierende Lösung stehen. Bei Reif entschied man sich deshalb für eine betreute Einführung, die insgesamt fünf Beratungstage umfasste. Im Vorfeld wurde mit es2000 der komplette Projektverlauf erörtert. Im gemeinsamen Dialog konkretisierte sich dann recht schnell, welche Abläufe wichtig sind und wie diese funktional umgesetzt werden können. Das Team von es2000 erstellte dazu detaillierte Prozessskizzen, die genau markierten, welche Informationen die App liefern muss, wo die Daten dazu herkommen und welche Programmbereiche im Hintergrund davon betroffen sind.
Und Andreas Kopp ergänzt: „Technisch lief die ganze Sache astrein durch und der Rest ergab sich im gemeinsamen Dialog. Die Investition in eine betreute Einführung hat sich somit absolut gelohnt“
